行政人员平常都须要做哪些？

为部门会议做大会纪要。

出席大会，认真、如实地记录诸位发言人的发言。

1、会议中重点记录各个发言人每周工作内容及部门每周工作安排，会后进行整理，根据发言人抒发的意思进行理顺、简练，做到语言通顺，条理清晰，如实叙述。

2、没能及时记录的内容，会后与发言人沟通补报。

名章管理。

协助保管公司私章

1、认真学习名章使用管理规定，在总裁办副校长授权的情况下，严格依照规定要求补办。

2、监督各公司名章管理情况，并不定期巡检。

培训、巡检工作

1、对集团所属各4S店，进行名章、文档管理及行政交费的巡检工作。

2、对新入职出纳进行出纳入职的培训

3、根据巡检情况，对出纳进行纠偏培训。

及时提醒总裁办领导交待提醒的事情。

在约定时间内，及时提醒总裁领导提早交待提醒的事情，防止耽搁事情。

作好工作笔记，记录总裁办领导交办的每项工作，并及时、高效地代办。

任何交办的工作都必须有回复。短时间可以完成的工作要及时回复结果。假如邮件间内没有结果，要将工作进程阶段性进行汇报。

记录好总裁办领导交办各公司、各部门的工作。

将记录的各项交办工作通知总裁办领导，列入日常巡查督办当中。并按量寻问工作进展情况，在规定时间内将结果汇报；对于各公司、部门久未完成的工作可提醒总裁办领导亲自进行寻问、督察。

负责集团领导的旅馆、饭店机票预定。

1、机票定购经济舱。机票不紧张的情况下，先预订房位，待出发前三天与领导确认行程后再出票。无法使用的机票，一年内可以退票，未退票使用的要在有效期退职票。

2、酒店预订。考虑领导办事地点的距离，参考建设、装修时间、顾客评价等，并征得领导同意，订好后，邮件及时告知领导。

3、每年更新联系集团合同客栈。

4、根据领导要求，预订相关酒店，并邮件及时告知领导。

5、定期更新小吃名录。

负责总裁办库房物品的保管。

1、负责总裁办库房内猕猴桃酒、礼品等物资的订购、报销、管理、保洁。

2、做好出入库登记。

3、每季度与财务部进行盘点，开具盘点表，做到帐物相符。

4、不定期与良友河鲜沟通曾总存酒情况。

负责领导顾客来青的接待宾馆、饭店、机票的预定。

根据公司接待制度进行。

负责对外附送礼品的采购

依照领导安排，进行礼品的采购工作。

每周晨会相关工作。

按照领导安排的晨会主持次序制做晨会主持表，并将主持表通过邮箱发给诸位主持人，在每周五提醒明天晨会主持人做好次周晨会主持的打算工作。

负责各公司每月通信录和紧急通信录的缴纳

1、每月25号提醒各公司统计紧急通信录，并督促各公司于明年5日之前上交。3日内汇总发电邮至总裁办部长和副部长存留。

2、每月25近日提醒各公司提报次月本公司最新通信录，更新集团本部通信录，检测各公司通信录，并将各公司通信录与集团通信录汇总，每月3近日将最新通信录下发。

月度经营剖析会相关工作。

1、月度经营剖析会前采购大会当日所需冷餐用具，将各个会场的冷餐提早分好；

2、提前与饭店确认会场安排及沟通早餐菜单；

3、提前申请与饭店结算的本票并领出；

4、将大会安排的相关信息及人力资源部安排好的大会座次以内部信息发布单的方式通知与会人员；

5、会议当日下午11:30抵达大会现场，调试电话大会系统及视频大会系统，检测饭店桌签及大会的摆台；

6、大会结束后抵达沟通派对地，提早检测菜肴；

7、晚宴进餐人员到齐后今日网校，与饭店工作人员一起清点用餐人数，与大会室费用一并进行结算；

8、根据收据报销收汇各项费用。

采办重要来宾奶茶等招待饮料。

每月月初按照上月药量采购本月所需，每次物品送到时，当面食清仓物并结算。

共用办公复印、复印机的日常维护及帐务结算。

1、机器故障时，联系爱科特工作人员上门修理处理，并进行跟催；

2、每月按照送货收据存留与供货单位对帐，并进行报销结算工作。

3、日常保洁、整理。

办公耗材的采办及结算。

1、备好日常办公用纸，粉盒等物品不足时及时转递供货单位送货；

2、每月按照送货收据存留与供货单位对帐，并进行报销结算工作

小瓶水及快件公司每月结算工作。

每月按照送货收据存留与供货单位对帐，并进行报销结算工作

集团工作人员名片印制及结算工作。

按照集团审批通过的《名片彩印申请表》联系名片印制合作单位，给与对方名片相关信息，对方将版面制做好后，初审信息，确认无误进行制做，跟催对方送货，收到名片后签收送货单，初审价钱及数目，年末按照签字的送货收据与合作单位对帐，并进行报销结算工作。

采购办公用具及清洁用具等。

每月15日-20日请各部门提报次月需求，20日-23日汇总各部门需求，初审费用标准，23日-27日外出采购，27日-月下边忌口品。

办公用具、清洁用具、礼品及服饰物资的管理工作。

采购的物品，填写入库单进行入库及报销工作，领料的物品在领料单中做好登记工作，每月请各部门负责人对于本部门进行初审签字，并按照出入库单制做盘点表，与财务人员进行库存物品的盘点工作，要做到帐物相符。

购买刊物报刊。

每年11月份与各部门负责人确定次年各部门工作所需的刊物报刊，提报物资采购申请，审批通过后联系邮局、书店等地进行购买，按照收据进行费用报销工作，并将购买明细交与前台接待一份，请前台接待监督刊物报刊送达数目及时间的确切性。

不定期采购工作。

不定期采购通报寝室用具、食堂液化气及集团常备药品，根据相关收据进行报销。

彩印工作。

按照集团工作药量，不定期彩印带有集团标示的大小信封、便笺、桌签等，依据送货收据每年年末与合作单位进行对帐及报销结算工作。

文件管理。

1、及时下发公司的各项经过审批的通知；

2、将各公司上报的工作呈批、办理公司电话卡申请、物资采购单、工程项目审批单及内部通知，逐份登记、打印并存档；

3、每年将前一年所存的工作呈批、办理公司电话卡申请、物资采购单、工程项目审批单及内部通知整理好后交由档案管理员进行装订存档。

小型活动组织的参与。